システム・Ｗｅｂ活用オリエンテーションを開催

４月１３日（木）第１部１５時から、第２部１６時１５分から２部構成で大阪代協会議室において
「システム・Ｗｅｂ活用オリエンテーション」をリアルで開催しました。
第１部は、会員向案内・フィードバックメール発信責任者が対象で１２名が参加しました。
第２部は、ホームページ活動報告責任者が対象で１１名が参加しました。
新谷会長・諏訪専務理事・佐藤広報室長が第１部・第２部を通して参加しました。

新谷会長メッセージ

冒頭、新谷会長が挨拶に立ち、
「本日のオリエンテーションでは、会員の皆様に各支部がどのような活動や行事をしているのかを大阪代協のホームページを通じてフィードバックをする重要性について共有いただくことが第一です。
まず支部活動を活発にするためには、支部が今何をしているのかを皆様にわかっていただく必要があると思いますので、皆様は大変重要な役割を担っていただいてます。
新しいシステムもあるかと思いますので有効な時間になりますようよろしくお願いいたします。」
と述べました。

引き続き吹原局長が趣旨・目的について説明し、「今後の支部活動報告について『アクセス数』『閲覧数』を把握できるシステムを活用し、今年１年間どうすれば支部の会員の皆さんが閲覧するかを皆で一緒に研究して、より良いホームページになるよう改善したい。」と述べました。

【趣旨・目的】

・支部の活性化のためには、必要な情報をタイミング良く届けることが不可欠。
やり方やクオリティのバラツキを無くし、作業の定型化・標準化を進める。
・進め方の原則、作業のツボ、他支部の好事例を学び、省力化を図るとともに、
セキュアで分かり易い発信ができるようになる。
・Ｗｅｂ活用に関して、普段から疑問に感じていることを共有し、解決策や改善方法を考える。

第１部

事務局 高木主任より、「会員ページ」の書込み権限者を対象に委員会・支部会の案内方法の説明がありました。ポイントは下記のとおりです。
◆会員へメールで案内する際、記事の登録編集において案内本文にZoomのＵＲＬを埋め込んで登録する方法がある。会員に届くメール本文中にZoomのＵＲＬが記載され、ワンクリックでZoomに接続できる。会員だけに届くメールであり、会員ページにログインしなくてもZoomに参加できるのでハイブリッド開催の場合は有効と思われる。
◆行事案内ページの添付資料欄の添付URLは文字に置き換えができる。リンク先が確認できるメリットがあるので是非活用して欲しい。
◆大阪代協ＨＰの書き込み権限を持っていれば、ＨＰのメディアライブラリーにＰＤＦのＵＲＬを設定して会員ページと連携させることも可能。
◆フィードバックメールは、支部活動をホームページに掲載した後に送信するもので、会員の皆様にいかに興味を持って報告記事を見ていただけるかが重要。そこで書込み権限者である支部長には、見たいと思わせるような案内文を作成していただきメールを送信して欲しいと熱く語りました。

支部の中には、支部会や行事の参加率を上げるためメール以外にＬＩＮＥや直接電話で連絡したり色々工夫をされている支部長もいました。

第２部

吹原局長より、「ホームページ」の寄稿権限者を対象にＨＰ活動報告ワークショップの説明がありました。
ホームページに掲載する作業は、あくまでも手段であり本来の目的は、いかに支部の皆様にご覧いただくことにあります。
そこでいかに見やすい報告記事にするかを次の内容で確認しました。

・基本ルールの確認
　①数字は、全角で入力
　②日時・場所・参加人数は必須項目（＊支部の活動報告は不要になります。）
　③ブロック内改定は、Ｓｈｉｆｔ＋Ｅｎｔｅｒ
・基本操作方法の確認
　①「複製」の活用 → 過去の記事を再利用し変更・修正することで作成時間短縮が可能。
　②画像の大きさ変更、キャプションの入力
　③ギャラリーの利用
　④見出しの利用
　⑤ブロック・文字のカラーリング
・操作方法応用編
　①２画面立ち上げてメディアを活用する
　②画像に枠をはめる

佐藤広報室長メッセージ

フィードバックメールやホームページは、今まで支部会や支部行事にあまり参加しなかった会員に対し、いかに参加してもらえるかが大事であって案内メールや活動報告の内容を目を引くような形にして行って欲しいと挨拶しました。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（記事：広報室　大谷編集委員）